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变更管理
  1. 创建和传达变革愿景

为了使变更过程成功,创建并传达变更愿景是很重要的。无论变革的原因是制度、政策、结构、经济、技术、政治或社会因素,一个清晰的愿景都会为公司变革过程提供正确的方向。愿景必须激励员工朝着组织领导者选择的正确方向工作(Kotter 2012,69)。有效的变革愿景具有一定的特征。首先,它必须是可行的,这意味着它必须有可获得的、符合实际的目标。愿景也必须是灵活的:不太具体,但更一般,能够接受其他反馈和倡议。提供一个可以想象的愿景是很重要的,它将产生一个完整的未来变化的画面,以及它们在一个特定组织中的样子。此外,在决策过程中提供指导对于愿景的集中和清晰至关重要。理想的愿景必须长期保持对员工和客户的吸引力。而且,要好好沟通。

对于复杂的项目,提供一个恰当的策略来解释如何实现愿景是至关重要的。责任在于领导变革经理和项目领导,他们必须制定有效的战略。变革愿景的传播需要相当大的支持。因此,变革愿景的最初沟通必须来自公司领导。这种方法有很多优点,其中最关键的一点是,组织领导者的个人倡议将证明这些变化是非常重要的(Kotter 2012,79)。在勾勒出一个积极的变革愿景之后,领导者必须在公司的各个层面以积极的方式传达变革,以便与每个人分享愿景。制定适当的沟通计划,确保有效的沟通和节约资源是至关重要的。同样重要的是要保持专注,总结出一些要点,比如遗留下来的东西,保持不变的东西,以及在变革之前从未存在过的新事物。

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清晰的变革愿景将为公司带来积极的结果。如果没有共享愿景,变革的努力将不会成功,并可能导致混淆的项目、指令和任务,从而导致公司走向错误的方向,或者流程根本无法启动。变革愿景的主要目标是提供一个共同的方向,表明倡议和项目将领导哪里,以及它们将如何将所有过程联系在一起。变革愿景必须与公司的使命、价值观、文化和地位相适应。否则,变革将导致缺乏资源、缺乏支持和普遍的阻力(克里斯托弗2008,380)。仅仅基于财务和分析因素的愿景对于变革的成功将产生相当负面的影响。积极的结果将是形成一个清晰的愿景,可以在几分钟内解释清楚。尝试想象、认识和接受未来的变化也会产生积极的影响。一般来说,一个有效的变革愿景必须非常迅速地呈现出来,以便每个人都能轻松地理解主要想法。因此,变革愿景对于组织中的变革过程是非常重要的。

  1. 创造紧迫感

建立紧迫感意味着不回头就尽快向前迈进。这种观念与自满相反。对于自满的员工来说,由于领导未能说服或说服员工,他们的努力值得他们付出精力和时间,所以改变项目是不可能成功的。如果不确定紧迫性,就很难进入下一阶段,因为员工缺乏向前推进和应对变化的承诺。员工自满有很多原因(Kotter 2008,19)。其中之一就是无法预料的危机。如果员工没有看到解决问题所需的变革,他们就不可能有足够的动力参与变革过程。另一个原因是该组织的低绩效标准。公司可能过于专注于具体的想法,而没有看到整体情况。这些任务必须是可实现的、具有挑战性和激励性的。如果员工只看到公司的成功,他们就没有理由去努力,认为公司根本不需要变革。另一方面,公司的管理团队可能过于关注细节,而对组织流程关注不够。公司还必须能够为寻求解释的员工提供快速的解释,包括负面反馈。在某些情况下,人们无法接受真实的情况,他们会简单地否认那些难以承认的事实,而不是去处理变化。

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为了营造一种紧迫感,重要的是让领导层分享好消息和坏消息,确保管理层的行动和公司的决策与变革过程相一致,并对即将到来的变革表现出严肃的态度,要求员工和经理直接与不满意的客户和供应商交谈。同样重要的是要有有效的证据证明这些变化是重要的。管理者必须使用论据,不仅讨论成功,而且讨论失败(Kotter 2012,44)。因此,通过遵循所有这些准则,领导者将能够让员工接受这些变化,并让他们参与到将这些变化引入公司现实的过程中。

  1. 有效沟通

沟通方面在组织变革中至关重要。管理者必须应对的一个完全自然的反应是对变化和新条件的抵制,因为大多数员工都对未知的后果感到警惕。因此,情绪状态消极和不确定的主要原因是缺乏信息和与高层管理者的适当沟通。由于沟通能够减少员工的焦虑和不安全感,因此沟通在变革过程中非常重要。通过有效的沟通,情绪安全水平将提高(Christensen 2014,360)。因此,制定有效的沟通和信息策略是至关重要的,这些策略将引导组织走向成功,否则,管理者未能向员工和高层管理者提供足够的信息,会给公司带来极为负面的结果,并引发对员工变动的愤世嫉俗态度。管理者的主要目标是在高层管理者和员工之间建立适当的关系,因为他们是组织沟通的主要推动者。要使沟通有效,关键是让员工参与对话,使用自上而下的沟通方式,解释和讨论所有积极和消极的方面,并使沟通个性化。此外,管理者必须制定清晰的沟通计划、舒适有效的沟通方式,并给员工参与变革的机会(SHRM 2008,6)。因此,在有效沟通的过程中,必须向员工提供有关变化的进展和性质、未来决策的益处和总体变革愿景的信息。

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了解什么因素使沟通有效是很重要的。有效沟通有几个方面(Gordon 2007,n.p.)。第一,管理者的行为必须与他们的意图和目标一致。其次是高层管理者在沟通过程中的地位,也就是说在沟通过程中,高层管理者的行为对员工及其有效性有很大的影响。他们必须能够以自己的态度对沟通效率的水平产生积极的影响,并占据一个明智和熟练的位置。重要的是要有个人的联系方式,因为这种员工和高层管理人员之间的沟通非常有用。此外,这种方法在变革过程中起到了很大的作用,因为员工的反馈将比远程交流更详细。下一个方面是双边沟通,因为通过对话达到最高水平的有效沟通。它包括对工作过程产生积极影响的双方以及他们之间的信息交流(Gordon 2007)。在沟通过程中,建立对故障的共同责任是至关重要的。分担责任可以使沟通更加有效,因为每个管理者都要识别和处理沟通问题,然后通过员工的参与来解决这些问题。

为员工制定一个沟通策略以提高沟通的有效性也是非常重要的,因为不仅要报告正在发生的变化的信息,而且要解释从这种策略中获得积极结果的过程和原因。员工必须了解他们可以预期的后果,以及最高管理者决策背后的背景和原因。成功沟通策略的下一个重要方面是截止日期义务,因为管理者需要有一个计划,计划他们将要沟通的内容和时间。否则,愤怒、不满和失去信任将是他们最终得到的主要反应(Gordon 2007)。在危机或变化时期,沟通具有巨大的重要性。在这种情况下,反应应该是更宽容的,即使有一些错误。另外,不要要求人们对变化有某种感觉也是至关重要的。研究表明,这种方法在大多数情况下会引起负面反应

  1. 创造短期胜利

短期的胜利意味着公司在六到十八个月的时间内有所改善。它必须包括三个重要的方面:与变革过程的努力有明确的关系,明确无误,以及在公司周围各个层面上的清晰愿景。公司的发展必须取得短期的胜利。管理者往往需要很短的时间来减少变革的难度,而变革往往需要很短的时间。这样的胜利还将处理员工对变革的抵制和愤世嫉俗的态度,有助于形成所需的变革愿景。

对于短期的胜利,沟通是很重要的,因为每天的成就报告可以导致建立适当的变革愿景。在这种交流中,可以使用电话、办公室活动、电子邮件、个人通信和会议。此外,庆祝短期胜利有助于高层管理者激励员工接受变革,抵制批评,减少这种阻力的负面影响。

Kotter认为,正是由于这个因素,我们才有可能接受变革策略和愿景的反馈,消除怀疑态度,为员工提供努力的动力,说服那些对变革过程不确定的人,并对员工所做的努力给予情感上的奖励。

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